أسئلة محيرة سيخلصك منها نظام الأرشفة الإلكترونية

أسئلة محيرة سيخلصك منها نظام الأرشفة الإلكترونية

الموظف هو أكثر شخص يعاني من نظام الأرشفة الورقية وليس صاحب العمل، لأن الموظف هو الذي يتعامل مع هذه الأوراق والملفات يوميًا، وهو الذي سيتم سؤاله ومحاسبته على أية أوراق تُفقد أو تتعرض للتلف، بالرغم من أن لا دخل له في هذه الأمور، وعلى الشركة نفسها أن تواكب التطور من حولها، حفاظًا على أوراقها وأعمالها قبل أن يكون راحة للموظف نفسه، هنا سنستعرض معك أيها المدير أو صاحب العمل ما يعانيه الموظف في عمله مع الأوراق، من خلال هذه الأسئلة التي تحير كل من يعمل بنظام الأرشفة الورقية ..

# هل عليّ الإحتفاظ بهذه الورقة ؟
من أكثر الأسئلة المحيرة التي تقابل الموظف أثناء عمله، هل عليّ الإحتفاظ بهذه الورقة أم لا؟ ليستغرق ساعات يدور في حلقة مفرغة لا يعرف ماذا يفعل، ماذا يقرر، إذا قرر الاحتفاظ بها سيزيد من تكرس الأوراق لديه، وربما لم يكن لها نفع أو أهمية، وإذا تخلص منها ربما احتاج لها فيما بعد، أو تم سؤاله والتحقيق معه عن تضييع هذه الورقة، أي في كلتا الحالتين هناك ضرر، فضلًا عن الوقت الذي ضاع في التفكير في مصير هذه الورقة!
نظام الأرشفة الإلكترونية يغنيك عن هذه الحالة، لأن حفظ ملف لن يأخذ المساحة ولا الوقت الذي ستأخذه عملية الاحتفاظ بورقة في قسم الأرشيف، وحتى لم تم حذف الورقة يمكنك بسهولة استعادتها مجددًا، على عكس الأرشفة الورقية الورقة التي تضييع أو يتم إتلافها تُفقد للأبد.

# أين أحفظها ؟
ثاني سؤال يقابل الموظف أثناء عمله، أين عليه أن يحفظ هذه الورقة؟
تخيل أن يُطلب منك الاحتفاظ بورقة معينة داخل مكتب كامل مليء بالأرفف المحشوة بعشرات آلاف الملفات والأوراق؟ عملية الحفظ نفسها ستكون مرهقة للغاية، فكيف إذا احتجت إليها ورغبت في استعادتها؟
الأرشفة الإلكترونية تغنيك عن هذه المعاناة، لأن نظام تنظيم الملفات منظم بأقصى درجة، فضلًا عن أنك بكبسة زر يمكنك البحث عن الملف الذي تريده ببساطة، بعيدًا عن عناء البحث في ملف ملف، والنظر في ورقة ورقة علّها تكون هى المطلوبة، الأمر مرهق للغاية وتضييع للوقت بلا شك.

# كيف أجدها عند حاجتي إليها؟
كما أخبرتك في النقطة السابقة، إذا تمت عملية حفظ الورقة أو الملف بسلام، تتخيل كم الجهد الذي ستبذله إذا طُلبت منك هذه الورقة مجددًا؟ ستبحث في آلاف بل عشرات الآلاف من الأوراق حتى تجدها، والنتيجة غير مؤكدة بالطبع ربما تجدها وربما لا، ربما تتعرض للتلف بسبب الجو المحيط أو أي عوامل خارجية، وقتها ستكون في مأزق لأنك المسؤول عن حفظ هذه الورقة ومسؤول عن إيجادها.
لذلك نظام الأرشفة الإلكتروني يحمل هذا الحمل الثقيل من على كاهل الموظف، بنظام بحث سريع يساعده على إيجاد أية ورقة تُطلب منه، بدون تضييع وقت أو جهد على مهمة من المفترض أنها لا تستغرق ثواني.

# هل عليّ الاحتفاظ بها إلى الأبد ؟
السؤال الأخير الذي يحير الموظف، هل عليّ الاحتفاظ بهذه الورقة إلى الأبد؟
تخيل لو كل إجابة على هذا السؤال كانت نعم؟ تخيل كم الأوراق التي ستكون موجودة في مكتبه أو مكتب الأرشيف!
وإذا كانت الإجابة لا فالأمر لا يقل سوءً عن الوضع السابق، لأن كل ورقة يتم التخلص منها ثم يُسأل عنها، ستسبب له مشكلة كبيرة في عمله وربما يُطرد بحجة إهماله وعدم الشعور بالمسؤولية، ولكن في الحقيقة هو غير مسؤول عن أن الشركة لازلت تعمل بهذا النظام العتيق الذي أكل عليه الدهر وشرب، على الشركة أو المؤسسة أن تجاري التطور والحياة من حولها، وتتقدم كما يتقدم كل شيء حولها، لأن البقاء على الحال نفسه تأخر.