لهذه الأسباب أنت بحاجة لنظام أرشفة إلكترونية داخل شركتك

لهذه الأسباب أنت بحاجة لنظام أرشفة إلكترونية داخل شركتك

في البداية علينا فهم ما المقصود بالأرشفة الإلكترونية، أولًا الأرشفة هى الوثائق الخاصة بشركة أو مؤسسة حكومية أو خاصة معينة، وتكون هذه الوثائق متعلقة بإدارة الشركة سواء كان قانونيًا أو إداريًا أو ماليًا، ولها أهمية بالغة فيتم الرجوع إليها كثيرًا أثناء العمل، ولهذا يتم الإحتفاظ بهذه الوثائق في مكتب خاص بها أو مخزن بشكل دائم، وبلا شك تكون عدد هائل من الملفات الورقية التي يصبح مجرد النظر إليها أمر مرهق بحق، ولكي تبحث عن ملف معين أومجموعة من الوثائق أنت بحاجة لوقت وجهد كبيرين، حتى تعثر على هذا الملف، ولكن مع تطور العصر الذي نعيشه، وزحف كل شيء نحو العالم الإلكتروني ظهرت إلينا الأرشفة الإلكترونية، والتي تعتبر كنزًا حقيقيًا مقارنة بالأرشفة الورقية ..

ويقصد الأرشفة الإلكترونية أن يتم تخزين هذه الملفات أو الوثائق التي أشرنا إليها سابقًا، في نظام إلكتروني أو برنامج يتشاركه كافة العاملين بالمؤسسة، ولكل شخص صلاحياته وفقًا لمكانته الوظيفية، وهذه الصلاحيات يقوم بتحديدها مدير النظام نفسه، أي يتم تخزين هذه الملفات على نظام تتصل به كافة الأجهزة في الشركة، فيصبح البحث عن الملفات أسهل بكثير جدًا، وكذلك إدارة الوثائق وتنظيمها وتداولها بين العاملين، الأمر يختلف كليًا ..

والآن سأجيبك على سؤالك؛ لماذا أنت بحاجة لنظام أرشفة إلكتروني داخل شركتك؟ وما المميزات التي تحصل عليها من وراء هذا النظام؟ فتابع معي ..

# تنظيم أفضل للوثائق

في أنظمة الأرشفة الإلكترونية يتم ترتيب الوثائق بشكل أكثر تطورًا وتنظيمًا، مما يساعدك كمدير للنظام ويساعد العاملين في المؤسسة على سهولة البحث عن ملف معين، وسهولة إيجاده بالطبع، على عكس الأرشفة الورقية التي تحتاج لوقت طويل جدًا لإيجاد ما تبحث عنه، فعملية البحث تتم بشكل آلي ومرن وسريع فيسهل الحصول على أي وثيقة تريدها في أي وقت، من خلال طرق بحث متعددة ومختلفة، وبالتالي تصبح عملية استرجاع الوثائق المطلوبة عملية مرنة وسهلة للغاية، بإختصار يتحول الأرشيف إلى قاعدة بيانات متكاملة يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق بسهولة شديدة.

# إدارة بشكل أفضل

لن تلمس النظام في عملية البحث فقط، بل في إدارة الملفات بشكل عام، بدءًا من البحث عنها، مرورًا بوضع نسخ احتياطية للوثائق تحسبًا لأي مشكلة، وأيضًا ترتيبها بالشكل الذي تريده، وتقسيم الملفات إلى أقسام وتصنيفات مختلفة وفقًا لرؤيتك، وترتيب الأولويات إختصارًا للوقت المستهلك في البحث، أي بإختصار إدارة محكمة ومنسقة للملفات بدون أي جهد أو تضييع للوقت.

# خلو المكتب من الأوراق

تكاد تكون هذه الميزة الأهم في في نظام الأرشفة الإلكترونية، كثرة الأوراق لعنة حقيقية يصعب التعامل معها، وتحيل العمل إلى شيء بغيض وصعب، كما تقلل من حماس وتركيز العاملين والمدراء، لذلك من خلال نظام الأرشفة الالكترونية يمكنك أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية، والاستغناء للأبد عن الملفات الورقية، واستغلال الأماكن المخصصة لها في أمور أفضل، أي بنظام الأرشفة الإلكترونية يمكنك توفير تلك المساحات الضائعة في تخزين الأوراق.

# الطريق نحو حكومة إلكترونية

بلا أدنى شك العالم يسير الآن نحو الحكومة الإلكترونية، في الغرب تتبع الكثير من الدول إن لم يكن معظمها نظام الحكومات الإلكترونية، فلم يعد للإدارة الورقية مكان، وهذا ما تطمح إليه الدول العربية وتسعى نحو تحقيقه الآن، لذلك سيكون من الرائع أن تتبع نظام الأرشفة الإلكترونية داخل شركتك، لتكون من أولى الشركات التي اتجهت نحو الإدارة الإلكترونية،  وبالتأكيد المؤسسات الحكومية وغير الحكومية بحاجة لنظام الأرشفة الإلكترونية، والتخلي عن البيروقراطية بشكل كبير، والتعامل مع العملاء والمواطنين بشكل أفضل وتقديم خدمات لهم أكثر جودة ودقة من ذي قبل، وهذا لن يحدث إلا بالإتجاه نحو الإدارة الإلكترونية التي تعتبرالأرشفة الإلكترونية شكلًا من أشكالها، بل وعنصر مهم جدًا كون الأرشفة جزء لا يتجزأ من أي مؤسسة أو شركة.

# حماية الوثائق من الضياع والتلف

أكثر ما تعانيه المؤسسات الحكومية والشركات بإختلافها، ضياع الكثير من الملفات الورقية أو تلفها، مما يسبب مشاكل كبيرة نحن بغنى عنها، وهذه من أهم مميزات الأرشفة الإلكترونيةبرأيي، أنها تضمن لك حماية الوثائق من الضياع والتلف وسوء الاستخدام، لأن التعامل معها سيكون وفق آلية مختلفة، التعامل معها سيكون بطريقة إلكترونية تمن حدوث أي ضياع للملفات، من خلال توفير نسخ احتياطية منها، وكذلك ستكون بعيدة كل البعد عن سوء الاستخدام والتعامل معها بعبث، أو حتى لعوامل طبيعية غير مقصودة كالرطوبة والغبار وغيرها من الأسباب، كما هو الأمر في كافة المؤسسات التي تتبع الأرشفة الورقية، أي أنك بالأرشفة الإلكترونية تضمن حماية ملفاتك من الضياع والسرقة والعبث والتلف بأي شكل.

# تعدد المستخدمين والصلاحيات

أيضًا من مميزات نظام الأرشفة الإلكترونية هو تعدد المستخدمين وتعدد الصلاحيات، بمعنى أنه بإمكانك إدراج كافة العاملين بالشركة ضمن النظام، وإعطاء الموافقة لهم على استخدام النظام، مع تحديد صلاحية معينة لكل موظف وفقًا لإختصاصه ولمكانته الوظيفية، وبهذا يكون تبادل الوثائق بين أقسام الشركة والمؤسسة الواحدة أمر يسير جدًا، وبطريقة منظمة وآمنة، كل فرد له صلاحيات معينة أن تحددها مسبقًا، الكل بإمكانه الإطلاع على الوثائق في نفس الوقت، وكلًا وفق صلاحياته، وهذا سيوفر الوقت والجهد على العاملين في التنقل بين الأقسام لتبادل الوثائق والملفات، كما سيختصر عليهم أيضًا الكثير من الوقت في البحث عن الملف أو الوثيقة المطلوبة، ليس هذا فقط بإمكان أي شخص في أي مكان أن يطلع على الوثائق، أي حتى لو كان المدير أو العامل في بلد أخرى لن يشكل ذلك عائقًا، فكل ما عليه الدخول على النظام والاطلاع والبحث عن الملفات وتبادلها بشكل سهل جدًا، ومن الممكن أيضًا تبادل الوثائق والملفات بين مؤسسة وأخرى بكل بساطة.

والآن بعدما تعرفت على مميزات الأرشفة الإلكترونية، والأسباب التي تدفعك للتخلص من الأرشفة الورقية والإتجاه للأرشفة الإلكترونية في أسرع وقت، هل تبحث عن برنامج سهل وسلس يضمن لك كل هذه المميزات؟

حسنًا إليك برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية، نظام وثق هو أول برنامج عربي للأرشفة الإلكترونية، يختصر عليك الوقت والجهد الضائعين في مكتب الأرشيف، وتضييع ساعات من وقت العمل من أجل البحث عن ملف معين، أو حدوث مشكلة للشركة بسبب فقدان أو تلف وثيقة أو ملف معين، برنامج وثق يضمن لك كافة هذه المميزات وأكثر، هو تطبيق ويب مع واجهة استخدام بسيطة وسهلة ليتناسب مع احتياجات الشركات والمؤسسات الأهلية والحكومية والخيرية والتي ترغب في الاحتفاظ بنسخ رقمية من الوثائق والمستندات الخاصة بها، وإضافة إلى ذلك ترتيب معاملات الصادر والوارد ، وتتبع المعاملات وإحالتها بين المستخدمين، وإتاحة معرفة سير المعاملات من خلال الرقم الخاص بالمعاملة، ويتوفر البرنامج باللغة العربية واللغة الإنجليزية.

ويضمن لك البرنامج الكثير من المميزات، كإمكانية تحديد صلاحيات للمستخدمين، وإمكانية حفظ الملفات بطريقة سرية وآمنة، وأيضًا يوفر لك عدد لا محدود من المستخدمين، فمهما كان عدد العاملين لديك بالمؤسسة أو الشركة، ستجد لهم المكان جميعًا لإدراجهم في برنامج وثق، أيضًا البرنامج مرن وسهل للغاية حيث يمكن تركيبه على سيرفر داخلي أو سيرفر أونلاين، ليس هذا فقط، البرنامج أيضًا لا يشترط أن تقوم بتركيبه على كافة الأجهزة، قم أنت بتحديد الأجهزة التي تريد تركيب عليها البرنامج بكل يسر، كما يوفر لك باركود خاص لكل صادر أو وارد، وأخيرًا برنامج وثق يدعم اللغتين العربية والإنجليزية، كل هذا من أجل ضمان خدمة جيدة لك، وتوفير المرونة والدقة التي تبحث عنها في أداء شركتك.