ما هى ملامح الأرشفة الناجحة؟

ما هى ملامح الأرشفة الناجحة؟

نظام الأرشفة الإلكترونية له مميزات عدة، لكن هنا سنسلط الضوء على ملامح الحفظ الجيد للأوراق، هذه النقاط التالية ستوضح لك الأمور التي بها تعرف أنك قمت بعملية أرشفة ناجحة ..

# المرونة

المرونة هى الكنز الحقيقي الذي يقدمه لك نظام الأرشفة الإلكترونية، المرونة في التعامل مع الأوراق والملفات، بعيدًا عن التعقيد الحاصل في الأرشفة الورقية، الذي يجعل من مهمة البحث عن ورقة حالة كارثية، لكن التعامل المرن مع الأوراق يسهل عليك العمل ويجعلك تعمل بحماس ونشاط، لا ملل وإحباط وغضب كما يحدث في أنظمة الأرشفة الورقية.

# الترابط

أفضل ما يوفره لك نظام الأرشفة الإلكترونية أنه يربط بين الملفات المحفوظة وبعضها، أي أنك تقوم بحفظ هذه الملفات والأوراق بشكل متسلسل في قوائم وليس بطريقة عبثية كما يحدث في الأرشفة الورقية، الترابط يسهل عليك مهمة الحفظ وإيجاد الملفات المطلوبة، فانت تبحث في ملف معين تندرج تحته الأوراق التي تبحث عنها، لأنك أنت الذي وضعت النظام بنفسك وتعرف كيف تحفظها، وفق تصنيفاتك الخاصة التي تسهل عليك العمل.

# التوفير

أي الاقتصاد في الوقت والمساحة والجهد، 3 أمور سيختصرها عليك نظام الأرشفة الإلكترونية، على عكس الأرشفة الورقية التي تستنزف وقتك وجهدك، ليس هذا فقط؛ بل تتطلب مساحات واسعة لإستيعاب كل هذه الملفات والأوراق المكدسة فوق بعضها البعض، أي أن الأرشفة الإلكترونية تختصر عليك كل هذا العناء، وتضمن لك الاحتفاظ بأوراقك بشكل منظم يليق بشركتك في المظهر والجوهر أيضًا، فلا تستهين بهذه الأمور أنت بحاجة للمساحة لأمور أخرى، وبحاجة للوقت والجهد الضائعان في حفظ واستعادة الأوراق في مهام وأعمال أخرى.

# التنظيم

بإختصار شديد التنظيم هو عنوان الأرشفة الإلكترونية، أن تضع الملفات في قوائم وفق تصنيف معين أنت قمت بتحديده مسبقًا، يجعل مهمة حفظ الملفات وإيجادها تنتهي في ثواني، هذا التنظيم سيعود عليك بالإيجاب في عملك، ستتمكن من انجاز مهامك الأخرى، ستعمل بنشاط وحرية وتركيز، لا ملفات تشتتك ولا أوراق هنا وهناك تصيب بالملل، هذه الفوضى تخلق حالة من الارتباك والتوتر، تجعلك تكره العمل جملة وتفصيلًا.

# السرعة

السرعة هى حلم من يعلمون بالأرشفة الورقية، المهمة التي لا تستحق أكثر من ثواني تستغرق ساعة وربما أكثر، لماذا ؟!

يضيع اليوم بأكمله لحفظ ورقة أو استعادتها، وتتراكم المهام ويتعطل كل شيء، لكن بنظامالأرشفة الإلكترونية بضغطة واحدة تقوم بحفظ أي ملف، وبضغطة أخرى تستعيده، الأمر بمنتهى السهولة ولا يحتاج كل هذا العناء، فضلًا عن أن هذه السرعة ستصب في صالح الشركة أو المؤسسة، لأن الأعمال والمهام لن تتأجل بسبب الوقت المستنزف في عملية أرشفة الأوراق.