Archive

لماذا يجب أن تتحول منشأتك للأرشفة الإلكترونية ؟

تشغل إدارة أرشفة الوثائق والمستندات في المنشآت والقطاعات الحكومية والخاصة حيزاً كبيراً من اهتمام المنشأة والقائمين عليها، كما يشكل عبئاً كبيراً عليها حيث يتم حفظ الأوراق والملفات والوثائق المختلفة بطرق تقليدية، يصاحبها الكثير من الجهد وتوفير المكان اللازم لحفظها وأرشفتها، كما أن هذه الطريقة يشوبها الكثير من مخاطر ضياع الأوراق أو تلفها، عوضاً عن الوقت اللازم لاسترجاعها عند الحاجة.

ومع التطور التقني والمعلوماتي في السنوات الأخيرة؛ ظهر مفهوم الأرشفة الإلكترونية، وملخص فكرته وجود برنامج حاسوبي أو إلكتروني يوفر ميزات لمسح المستندات ضوئياً (عبر الماسح الضوئي الاسكانر) ثم حفظها إلكترونياً في ملفات مختلفة وفق ترتيب معين يحدد حسب حاجة المنشأة، ومن أهم البرامج العربية حالياً هو برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية حيث يتميز بأنه برنامج مفتوح المصدر وبه الكثير من المميزات المفيدة للمنشآت سواء الخاصة أو الحكومية.

مشاكل الأرشفة التقليدية

لأن تحديد أصل المشكلة هو نصف الحلِّ، إليكم أهم مشاكل الأرشفة التقليدية التي ما يزال الكثير من المنشآت الخاصة والحكومية تستخدمه:

  1. تلف المستندات وفقدان الكثير منها في كثير من الأحيان بسبب التداول اليدوي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات.
  2. جميع عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع يتم الاعتماد فيها على قدرات فردية للموظفين القائمين على الأرشفة، مما يجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصية.
  3. تعدد الأجزاء الخاصة بالمستندات بين أكثر من إدارة معنية، وعلى سبيل المثال، يتم تقسيم المناقصة إلى جزء مالي وجزء فني، مما يجعل استرجاع موضوع متكامل الأطراف لا يتم بالدِّقَةِ المطلوبة.
  4. كثرة نسخ الوثيقة ليمكن تداولها بين الأشخاص المعنيين بالموضوع.
  5. تعرض المستندات للتلف، وتغير اللون، وعوامل الطبيعة مثل الأتربة والتآكل بسبب بعض الحشرات.
  6. عدم وجود نُظُم أمان وسريَّة مُحْكَمَة على المُسْتَنَدَات.
  7. ضياع الكثير من الأوقات والجهود بسبب مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات، وعدم الوصول إلى كل أطراف الموضوع والبيانات والمستندات الخاصة به في الوقت المُناسب لاتِّخَاذِ إجراء أو قرار فيه.

حلول الأرشفة الإلكترونية

حتى تكون الدورة المستندية داخل كل إدارة أو قسم تعمل بصورة أكثر مرونة من الأرشفة التقليدية. كان لابُدّ من حلولٍ تتناسب مع المشاكل سالفة الذكر، حيث تعتمد هذه الحلول على ركيزتين أساسيتين تقوم عليهما عملية الأرشفة الإلكترونية، وهما:

أ. بناء ذاكرة مؤسساتية تكاملية.

ب. تطوير أسلوب أداء الأعمال.

هناك القليل من البرامج العربية الاحترافية التي تسعى لجمع الحلول والمميزات اعتمادًا على هاتين الركيزتين، لكننا سنعرض عليكم ستة حلول تقنية لمشاكل الأرشفة التقليدية السابقة على أحد البرامج المميزة والاحترافية في هذا المجال، وجميع هذه الحلول يتم طرحها هنا من خلال الاستفادة من برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية أحد البرامج العربية الرائدة في هذه المجال:

الحل الأول

تجميع مستندات ووثائق المنشأة بصورة متكاملة، حيث يستطيع برنامج الأرشفة من احتواء معظم صيغ الملفات والوثائق التي تقوم المنشأة بأرشفتها، من خلال نافذة بسيطة ترفع من خلالها هذه الملفات، وحفظها في شبكة ملفات (مجلدات) مرتبة حسب احتياجات الإدارات المختلفة في المنشأة.

الحل الثاني

إمكانية استرجاع الملفات والبحث عنها بطريقة سهلة وسريعة، حيث يتمكن الموظف المسئول عن الأرشفة من استرجاع واستعراض وطباعة أي مستند من خلال البحث بأكثر من طريقة مما يوفر الكثير من الوقت والجهد ويزيد من الإنتاجية.

الحل الثالث

توفير شاشة معلومات عند أرشفة المستند، حيث يتمكن الموظف المسئول عن الأرشفة من إدخال كل المعلومات عن المستند المؤرشف ودرجة أهميته وكل هذا يساعد على المدى الطويل من معرفة أصل المستند ويسهل أيضاً في عملية البحث لاحقاً عنه.

الحل الرابع

توليد باركود لكل ملف مؤرشف، مع إمكانية طباعته ووضعه على الملفات المؤرشفة سواء كانت الملفات صادرة أم واردة.

الحل الخامس

هناك ملفات تكون مهمة جداً، أو سرية جداً ولا يحق لجميع المستخدمين من الاطلاع عليها، لذلك توفر برامج الأرشفة الإلكترونية مثل برنامج وثق ميزة التحكم بالصلاحيات للمستخدمين، ويقوم المدير أو الشخص المسئول بمنح صلاحيات محددة لكل المستخدمين بحيث يبقي الملفات السرية لمن لديهم الصلاحية فقط.

الحل السادس

الوصول السهل للبرنامج من جميع الأجهزة الخاصة بالموظفين الذين لديهم صلاحية لاستخدامه، ونقصد بالوصول السهل هو أن البرنامج لا يشترط تركيبه على جميع أجهزة المستخدمين، بل يكتفى بتركيبه على جهاز واحد فقط ثم يتم الدخول له عبر الشبكة.

وختامًا، فإن المؤسسات في عصر التقنية بحاجة إلى تسخير كل ما هو تقني لإنجاز مهامها في أقل وقت مُمْكِن، وفي مضمار الأرشفة الإلكترونية، يحتل الصدارة في هذا المجال برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية، ويمكن معرفة الكثير عن البرنامج من خلال زيارة موقع البرنامج على الإنترنت.

سؤال وجواب حول برنامج الأرشفة الإلكترونية (وثق)

يعتبر برنامج الأرشفة الإلكترونية (وثق) أحد أهم برامجنا مفتوحة المصدر، وهو يوفر حلاً تقنياً رائعاً ومميزاً لكل الشركات والمؤسسات والوزارات الحكومية وغيرها لأرشفة جميع ملفاتهم من أي نوع وامتداد في مكان واحد ، وبذلك يتم التخلص من تراكم الأوراق الكثيرة، وأيضاً سهولة الوصول لها من خلال أدوات البحث الإلكتروني ذات الخيارات الواسعة، ويمكن أن يتم تركيببرنامج الأرشفة الإلكترونية (وثق) على سيرفر داخلي ضمن شبكة محلية، أو يمكن تركيبه على سيرفر أون لاين ، بحيث يكون متاح الدخول عليه من أي مكان.

وهنا في هذا الموضوع نضع لكم (سؤال وجواب) حول برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية ، وفي حالة عدم وجود جواب على سؤالكم، نرجو كتابته في التعليقات أو مراسلتنا به ليتم إضافته للموضوع وتحديثه بشكل دوري حتى تعم الفائدة لمستخدمي البرنامج .

١. كيف يمكن استخدام وتفعيل الاشعار بواسطة الرسائل القصيرة ؟

– عليك ان تقوم على علم بمعرفة الاعدادات الخاص بالـ API للموقع الذي سوف تقوم بالارسال من خلاله

– الاعدادات الافتراضية تم ضبطها مع موقع Accountsms.com لارسال الرسائل القصيرة

– يمكنك التحكم من خلال ( الاعدادات الرئيسية للنظام > تحكم الاعدادات الرئيسية > اعدادات الرسائل القصيرة )

– يجب Bk يتم وضع ٣ متغيرات يقوم النظام تلقائيا بتعديلها في كل رسالة يقوم بإرسالها، والمتغيرات هي :

@[email protected] > نص الرسالة التي سوف ترسل في الرسالة القصيرة

@[email protected] > رقم الهاتف المرسل له او أرقام الهواتف ويفصل بينها بـ (,)

@[email protected] > اسم المرسل ويستعيض عنه بالاسم الذي يكتب في الاعدادات الرئيسية ، ويجب ان يكون بالحروف والارقام الانجليزية فقط.

إعدادات الرسائل القصيرة في برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية

٢. كيف يمكن استخدام الواجهة الخاص بالجوال الكفي والاجهزة الذكية ؟ هل يحتاج لتنصيب تطبيق ؟

برنامج وثق للأرشفة الالكترونية مزود بواجهة خاصة للأجهز الكفية واللوحية مثل iPhone, iPad, Android وغيرها ، ولفتح هذه الواجهة كل عليك هو فتح رابط البرنامج الخاص بك من أي من هذه الأجهزة وسوف يقوم نظام وثق تلقائيا بفتح تلك الواجهة بناء على الجهاز الذي تتصفحه ، وبالتالي الأمر لا يحتاج لتنسيب تطبيق او غير ذلك.

إمكانية تصفح البرنامج من الأجهزة العادية أو أجهزة الجوال والأجهزة اللوحية

 

٣. “سيرفر خاص أونلاين – أو – تركيب على جهاز كمبيوتر” يرجى التوضيح هل نحن سنقوم بعملية التركيب وماهى امكانيات السيرفر الخاص وبالنسبة لجهاز الكمبيوتر هل سيكون البرنامج عبارة عن ملف يقوم بتنزيله وتنصيبه على الكمبيوتر ؟

نظام وثق للأرشفة الألكتروني هو نظام مطور كـ Web Based Application بالتالي يحتاج الى جهاز كمبيوتر مجهز بـ Web Server ونقوم نحن بتركيب ذلك مجانا وتركيب التطبيق عليه بالتالي .

لا يحتاج نظام وثق لنظام تشغيل معين حيث يعمل على Mac و Windows و Linux و أنظمة تشغيل أجهزة الجوال iOS و Android وهذه احدى أهم مميزاته ، وبذلك يمكنك تركيب النظام اما على جهاز كمبيوتر محلي في منزلك او مكتبك او على سيرفر لدينا على الانترنت بكلفة سنوية يتيح لك تصفح النظام من أي مكان في العالم .

٤. هل توجد نسخة إنجليزية لبرنامج الأرشفة الإلكترونية ؟ وكيف يمكن تصفحها ؟

نعم يتوفر برنامج وثق للأرشفة الالكترونية بنسخة عربية وأنجليزية ، ويمكنك أختيار اللغة اثناء قيامك بتسجيل الدخول او اثناء تصفحك النظام من خلال اختيار اللغة أعلى يمين الصفحة .

الواجهة الإنجليزية لبرنامج وثق للأرشفة الإلكترونية

٥. هل النسخة التجريبية متاح فيها رفع ملفات ويمكن مشاهدة الملف بعد رفعه ؟

نعم يمكنك بكل حرية تجربة البرنامج بكل الخصائص بلا استثناء حيث ان النسخة التجريبية تتيح لك أرشفة الملفات وانشاء المجلدات وكل المميزات نشطة .

ملحوظة : يقوم النظام تلقائياً باعادة ضبط البرنامج على المحتوى الافتراضي كل فترة زمنية سوف تجدها موضحة اثناء تصفحك النسخة التجريبية .

٦. هل يمكن إعطاء أمر باركود واحد لأكثر من ملف ؟ يعني لو عندي عشرين ملف خطابات صادرة في وقت واحد وجميعها أرشفتها، هل يمكن أن أطبع باركوداتها مرة واحدة أم يلزمني أن أطبع باركود كل مرة لكل ملف ؟

نظام وثق للأرشفة الألكترونية عالج هذه المشكلة عن طريق اتاحة رفع عدد لانهائي من الملفات والصفحات داخل سجل الارشيف الواحد وبالتالي يكون لكل الملفات داخل هذا السجل بنفس الباركود ، ولن تحتاج لطباعة باركود لكل صفحة او كل ملف داخل سجل الأرشيف الواحد .

٧. في تبويب : تحكم المستخدمين .. ما هي فائدته ؟ لماذا لا يتم إتاحة وضع كلمة المرور في هذا التبويب ؟ لماذا يتوجب علي أن أذهب إلى منطقة الصلاحية ثم تحرير مستخدمين لإضافة الباسورد ؟

تحكم المستخدمين يمكنك من خلاله انشاء حسابات المستخدمين المخول لهم الدخول للنظام ، وللمزيد من الحماية قمنا بنقل مكان ادخال كلمة المرور الى داخل منطقة الصلاحيات بحيث تكون بعيدة عن صفحة المستخدمين في حال كان هناك احد الموظفين له صلاحية لتحكم المستخدمين فلن يكون له بالتأكيد الصلاحية لتغيير او اضافة كلمة المرور الى من خلال منطقة الصلاحيات الخاصة بالمدير .

٨. في الإحالات : عند وضع صح على إشعار بريدي، هل الإشعار البريدي يذهب إلى بريد العضو الإلكتروني أم إلى المراسلة الداخلية ضمن نفس برنامج الأرشفة ؟

الاشعار البريدي داخل النظام يعني ان يقوم بارسال رسالة تنبيه بالبريد الالكتروني الى المستخدم المحال له الملف .

٩. ما هو المحتوى الذي يمكنني أرشفته ؟ هل الصور فقط او ملفات الوورد او أشياء اخرى ؟

الاصدارة الأخير من نظام وثق للأرشفة الالكترونية يتيح لك أرشفة كل شئ ، يمكنك أرشفة ملفات الـ Word و PDF و Excel حتى لو رغبت في ارشفة ملفات مضغوطة تحتوي على صور او برامج او أي شئ ، وبالتالي هو نظام فعال ليس لحفظ الملفات أو الصور فقط بل لحفظ كل ما ترغب في الاحتفاظ به .

١٠. هل يقوم البرنامج بسحب الصور من الماسح مباشرة ؟ ام من خلال الكمبيوتر او الجوال ؟

نظام وثق لا يتعامل مع الماسح مباشرة لأنه يذهب الى ابعد من ذلك ، حيث ان أي نظام تشغيل يمكنه سحب الصور من الماسح مباشرة دون أي برامج او تطبيقات ويقوم بتخزينها على جهاز الكمبيوتر ، ومن ثم يقوم نظام وثق بأرشفة الملفات ، وبما أن نظام وثق عكس البرامج الأخرى التي تقوم بأرشفة الملفات الورقية والصورية فقط بل يمكنك أرشفة كل ماتحتاج اليه بسهولة حتى ملفات النظام والبرامج وغيرها .

١١. هل يمكنني أرشفة ملفات من خلال هاتفي الجوال مباشرة للنظام ؟ باستخدام الكاميرا او مكتبة الصور والملفات ؟

بما أنه يمكنك تصفح نظام وثق من أي هاتف اذن يمكنك الذهاب الى صفحة أرشفة ملفات جديدة ومن ثم سوف تظهر نافذة تختار منها المحتوى الذي ترغب بأرشفته من جوالك سواء ملفات او صور ومن ثم سوف يتم رفعها الى النظام مباشرة وأرشفتها ، وفي حال حاجتك الأرشفة من خلال الكاميرا سوف يكون عليك التصوير من الكاميرا ومن ثم اعادة الخطوة السابقة