Archive

ماذا ستستفيد إذا قمت بإدارة عملك بنظام الأرشفة الإلكترونية؟

تعد عملية الانتقال لمكاتب وشركات بدون أوراق أمر يسعى إليه الكثير من أصحاب الشركات والأعمال والحكومات لما قد ينتج عن ذلك من تسهيل لسير الأعمال بقدر كبير وكذلك تخفيض تكاليف أرشفة وإدارة الملفات بالتحول إلى الأرشفة الإلكترونية بدلاً من الأرشفة التقليدية. نجد أن هناك سعي دائم نحو الوصول لحكومة إلكترونية في كثير من دول العالم المتقدم منها والنامي، ولا يزال الكثير يسعى لتقليل نسبة الأوراق المستخدمة في المكاتب ولكن لا يتبنى استراتيجية كاملة لتحقيق ذلك والاستفادة من المميزات الكثيرة التي سيحصل عليها كل صاحب عمل من هذا النظام. سنقوم في هذا المقال بالتركيز على تلك المميزات التي ستستفيد منها أيًا يكن نوع عملك وطبيعته.

 

وها هي أهم 6 مميزات ستعطيك ميزة تنافسية قوية:

زيادة عامل الأمان:

سيعطيك نظام الأرشفة الإلكترونية أمان أكثر لأنك أنت من سيكون مسؤول عن إعطاء الصلاحيات لكل موظفي شركتك وبالتالي تضمن أن عدد معين هو من يستطيع الإطلاع أو التعديل على بعض الملفات. وستمكنك أيضًا الأرشفة الإلكترونية من تتبع كل عمليات الإطلاع والتعديل التي تمت على أي ملف، وبذلك ستتمكن من رؤية من قام بالتعديل وفي أي وقت، كما بإمكانك أن تمنع صلاحية التعديل على بعض الملفات التي ترغب فيها وفقًا لرؤيتك وطبيعة الملف. كما أن تخزين المستندات في المكاتب أو حقائب الموظفين أمر غير آمن لأن كل هذا معرض للسرقة والتلف أو إمكانية تسرب تلك الملفات إلى آخرين في أي وقت وبالتالي فهذا يعرض أمانك وأمان شركتك للخطر.

 

تقليل تكاليف إدارة الملفات:

 

تعتبر الأرشفة التقليدية التي تقتصر على تخزين الملفات الورقية والبنية التحتية الخاصة بها أمر مكلف، فإذا نظرت له ولكل ما يخصه بعين الاعتبار، فشركتك تتكلف شهريًا مبلغ كبير جدًا ينفق على الأورق والطباعة وأدوات الطباعة وصيانتها وكل هذا بالإضافة إلى توفير مكان لتخزين تلك الأوراق ووجود ملفات لحفظها بشكل جيد، كل هذا يزيد من حجم التكلفة الواقعة عليك ويعرقل من عملية نمو عملك. وهناك أيضًا بعض التكاليف غير المباشرة لهذه العملية، كتعيين عدد من الموظفين ليكونوا مسؤولين عن أمور الطباعة والأرشفة وإعداد المقارنات أو إرسال بعض الأوراق لشركات أو جهات أخرى. وكل هذا علاوة على تكلفة نقل كل تلك الملفات والأوراق في حالة تغييرك لمكان عملك أو مقر شركتك. لذلك فالأرشفة الورقية التقليدية ذات تكلفة حقيقية وليست شيئًا بسيطًا.

معالجة أسرع لمعاملاتك:

يعطيك النظام الغير ورقي إمكانية إدخال بيانات عملائك عن طريق بعض الأنظمة التي تستخدمها وفقًا لمجال عملك. كما أنها تُسهل عليك عملية التعامل والتواصل مع عملائك وكذلك الجهات التي تتعامل معها، فعمليات إرسال الفاكسات التي كانت تستغرق أيام ستستغرق دقائق الآن وسيكون الطرف المرسل إليه قادر على الإطلاع أو التعديل إذا رغبت أنت بإعطاءه تلك الصلاحية. وسيمكنك العمل بدون أوراق من تقليل عدد الخطوات التي تقوم بها لعمل نفس المهمة. فنظام وثق للأرشفة الإلكترونية يتيح لك سهولة في إدارة مراسلاتك الداخلية في مؤسستك، أو كذلك مع مؤسسات أخرى بسهولة ويسر وبمعدل أمان كامل للملفات.

 

عمليات مراجعة وتدقيق أسهل:

يُمكنك النظام الإلكتروني للأرشفة وإدارة الملفات من سرعة الوصول لأي ملف تريده ومراجعته أو إرساله كما إنها تعمل على تسريع عملية تدقيق أي من الجهات في ملفاتك سواء حسابات أو ضرائب أو أي جهة بشكل سريع وبسيط وبالتالي ستوفر وقت وجهد موظفيك وسُتسرع أيضًا عملية تدقيق الجهة صاحبة الشأن وكل هذا سيجعلك أنت وشركتك في أمان تام.

 

تخفيض احتياجاتك الإدارية:

سيساعدك النظام غير الورقي من الاستفادة من مواردك بشكل أفضل وتخصيصها على نحو سليم وفعال. فيمكنك تخفيض عدد الموظفين المسؤولين عن طباعة الأوراق ونسخها وتسليمها وإرسالها بالفاكس. كما أن هذا النظام سيعطيك القدرة على طلب الاستشارة والنصائح من عدة جهات بشكل أسرع وأسهل وبتكلفة أقل.

 

ملائمة أكثر للعمليات اليومية:

سُيمكنك النظام الإلكتروني لإدارة الملفات من سهولة الوصول لأي ملف مؤرشف لديك لأنك فقط ستحتاج لإنترنت وبمجرد وجوده ستصبح قادرًا على فعل ما تشاء في ملفاتك، وهذا من شأنه أن يعطي مرونة كبيرة لك ولجميع موظفيك وسيمكنهم من العمل من المنزل في أوقات كثيرة. فالأمر لا يتعلق بمواكبة العصر وحسب بل سيعطيك نتائج على أرض الواقع حيث ستعمل على تبسيط كل العمليات الخاصة بك وتقليل تكلفة العمالة وتمكين الشركة من النمو السريع.

 

وفقًا لكل ما ذكرناه سترى أنه أصبح من المحتم عليك الدخول إلى النظام الغير ورقي واستخدام الأرشفة الإلكترونية أيًا يكن حجم شركتك لأن هذا سيساعدك كثيرًا في التأسيس لبيئة عمل مناسبة وذكية وقادرة على تبسيط كل عملية خاصة بك وستوفر عليك الكثير من الوقت والجهد والمال وبالتالي ستحقق نجاح وأرباح أكثر.

اطلب نظام وثق للأرشفة الآن