Archive

ماذا ستستفيد إذا قمت بإدارة عملك بنظام الأرشفة الإلكترونية؟

تعد عملية الانتقال لمكاتب وشركات بدون أوراق أمر يسعى إليه الكثير من أصحاب الشركات والأعمال والحكومات لما قد ينتج عن ذلك من تسهيل لسير الأعمال بقدر كبير وكذلك تخفيض تكاليف أرشفة وإدارة الملفات بالتحول إلى الأرشفة الإلكترونية بدلاً من الأرشفة التقليدية. نجد أن هناك سعي دائم نحو الوصول لحكومة إلكترونية في كثير من دول العالم المتقدم منها والنامي، ولا يزال الكثير يسعى لتقليل نسبة الأوراق المستخدمة في المكاتب ولكن لا يتبنى استراتيجية كاملة لتحقيق ذلك والاستفادة من المميزات الكثيرة التي سيحصل عليها كل صاحب عمل من هذا النظام. سنقوم في هذا المقال بالتركيز على تلك المميزات التي ستستفيد منها أيًا يكن نوع عملك وطبيعته.

 

وها هي أهم 6 مميزات ستعطيك ميزة تنافسية قوية:

زيادة عامل الأمان:

سيعطيك نظام الأرشفة الإلكترونية أمان أكثر لأنك أنت من سيكون مسؤول عن إعطاء الصلاحيات لكل موظفي شركتك وبالتالي تضمن أن عدد معين هو من يستطيع الإطلاع أو التعديل على بعض الملفات. وستمكنك أيضًا الأرشفة الإلكترونية من تتبع كل عمليات الإطلاع والتعديل التي تمت على أي ملف، وبذلك ستتمكن من رؤية من قام بالتعديل وفي أي وقت، كما بإمكانك أن تمنع صلاحية التعديل على بعض الملفات التي ترغب فيها وفقًا لرؤيتك وطبيعة الملف. كما أن تخزين المستندات في المكاتب أو حقائب الموظفين أمر غير آمن لأن كل هذا معرض للسرقة والتلف أو إمكانية تسرب تلك الملفات إلى آخرين في أي وقت وبالتالي فهذا يعرض أمانك وأمان شركتك للخطر.

 

تقليل تكاليف إدارة الملفات:

 

تعتبر الأرشفة التقليدية التي تقتصر على تخزين الملفات الورقية والبنية التحتية الخاصة بها أمر مكلف، فإذا نظرت له ولكل ما يخصه بعين الاعتبار، فشركتك تتكلف شهريًا مبلغ كبير جدًا ينفق على الأورق والطباعة وأدوات الطباعة وصيانتها وكل هذا بالإضافة إلى توفير مكان لتخزين تلك الأوراق ووجود ملفات لحفظها بشكل جيد، كل هذا يزيد من حجم التكلفة الواقعة عليك ويعرقل من عملية نمو عملك. وهناك أيضًا بعض التكاليف غير المباشرة لهذه العملية، كتعيين عدد من الموظفين ليكونوا مسؤولين عن أمور الطباعة والأرشفة وإعداد المقارنات أو إرسال بعض الأوراق لشركات أو جهات أخرى. وكل هذا علاوة على تكلفة نقل كل تلك الملفات والأوراق في حالة تغييرك لمكان عملك أو مقر شركتك. لذلك فالأرشفة الورقية التقليدية ذات تكلفة حقيقية وليست شيئًا بسيطًا.

معالجة أسرع لمعاملاتك:

يعطيك النظام الغير ورقي إمكانية إدخال بيانات عملائك عن طريق بعض الأنظمة التي تستخدمها وفقًا لمجال عملك. كما أنها تُسهل عليك عملية التعامل والتواصل مع عملائك وكذلك الجهات التي تتعامل معها، فعمليات إرسال الفاكسات التي كانت تستغرق أيام ستستغرق دقائق الآن وسيكون الطرف المرسل إليه قادر على الإطلاع أو التعديل إذا رغبت أنت بإعطاءه تلك الصلاحية. وسيمكنك العمل بدون أوراق من تقليل عدد الخطوات التي تقوم بها لعمل نفس المهمة. فنظام وثق للأرشفة الإلكترونية يتيح لك سهولة في إدارة مراسلاتك الداخلية في مؤسستك، أو كذلك مع مؤسسات أخرى بسهولة ويسر وبمعدل أمان كامل للملفات.

 

عمليات مراجعة وتدقيق أسهل:

يُمكنك النظام الإلكتروني للأرشفة وإدارة الملفات من سرعة الوصول لأي ملف تريده ومراجعته أو إرساله كما إنها تعمل على تسريع عملية تدقيق أي من الجهات في ملفاتك سواء حسابات أو ضرائب أو أي جهة بشكل سريع وبسيط وبالتالي ستوفر وقت وجهد موظفيك وسُتسرع أيضًا عملية تدقيق الجهة صاحبة الشأن وكل هذا سيجعلك أنت وشركتك في أمان تام.

 

تخفيض احتياجاتك الإدارية:

سيساعدك النظام غير الورقي من الاستفادة من مواردك بشكل أفضل وتخصيصها على نحو سليم وفعال. فيمكنك تخفيض عدد الموظفين المسؤولين عن طباعة الأوراق ونسخها وتسليمها وإرسالها بالفاكس. كما أن هذا النظام سيعطيك القدرة على طلب الاستشارة والنصائح من عدة جهات بشكل أسرع وأسهل وبتكلفة أقل.

 

ملائمة أكثر للعمليات اليومية:

سُيمكنك النظام الإلكتروني لإدارة الملفات من سهولة الوصول لأي ملف مؤرشف لديك لأنك فقط ستحتاج لإنترنت وبمجرد وجوده ستصبح قادرًا على فعل ما تشاء في ملفاتك، وهذا من شأنه أن يعطي مرونة كبيرة لك ولجميع موظفيك وسيمكنهم من العمل من المنزل في أوقات كثيرة. فالأمر لا يتعلق بمواكبة العصر وحسب بل سيعطيك نتائج على أرض الواقع حيث ستعمل على تبسيط كل العمليات الخاصة بك وتقليل تكلفة العمالة وتمكين الشركة من النمو السريع.

 

وفقًا لكل ما ذكرناه سترى أنه أصبح من المحتم عليك الدخول إلى النظام الغير ورقي واستخدام الأرشفة الإلكترونية أيًا يكن حجم شركتك لأن هذا سيساعدك كثيرًا في التأسيس لبيئة عمل مناسبة وذكية وقادرة على تبسيط كل عملية خاصة بك وستوفر عليك الكثير من الوقت والجهد والمال وبالتالي ستحقق نجاح وأرباح أكثر.

اطلب نظام وثق للأرشفة الآن

الانتهاء من تدريب فريق شركة تبوك الزراعية

تم بحمد الله الانتهاء من تدريب فريق شركة تبوك الزراعية على برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية (نسخة الصادر والواردة وتتبع المعاملات) في مقر الشركة في مدينة تبوك .
وقد ضم فريق برنامج وثق كلاً من المهندس عبدالعزيز الحاوي والمهندس إبراهيم هنداوي اللذان قاما بعمل التدريب اللازم لموظفي الإدارات والأقسام المختلفة الذين سيعملون على البرنامج على مدى يومين كاملين .

ما هى ملامح الأرشفة الناجحة؟

نظام الأرشفة الإلكترونية له مميزات عدة، لكن هنا سنسلط الضوء على ملامح الحفظ الجيد للأوراق، هذه النقاط التالية ستوضح لك الأمور التي بها تعرف أنك قمت بعملية أرشفة ناجحة ..

# المرونة

المرونة هى الكنز الحقيقي الذي يقدمه لك نظام الأرشفة الإلكترونية، المرونة في التعامل مع الأوراق والملفات، بعيدًا عن التعقيد الحاصل في الأرشفة الورقية، الذي يجعل من مهمة البحث عن ورقة حالة كارثية، لكن التعامل المرن مع الأوراق يسهل عليك العمل ويجعلك تعمل بحماس ونشاط، لا ملل وإحباط وغضب كما يحدث في أنظمة الأرشفة الورقية.

# الترابط

أفضل ما يوفره لك نظام الأرشفة الإلكترونية أنه يربط بين الملفات المحفوظة وبعضها، أي أنك تقوم بحفظ هذه الملفات والأوراق بشكل متسلسل في قوائم وليس بطريقة عبثية كما يحدث في الأرشفة الورقية، الترابط يسهل عليك مهمة الحفظ وإيجاد الملفات المطلوبة، فانت تبحث في ملف معين تندرج تحته الأوراق التي تبحث عنها، لأنك أنت الذي وضعت النظام بنفسك وتعرف كيف تحفظها، وفق تصنيفاتك الخاصة التي تسهل عليك العمل.

# التوفير

أي الاقتصاد في الوقت والمساحة والجهد، 3 أمور سيختصرها عليك نظام الأرشفة الإلكترونية، على عكس الأرشفة الورقية التي تستنزف وقتك وجهدك، ليس هذا فقط؛ بل تتطلب مساحات واسعة لإستيعاب كل هذه الملفات والأوراق المكدسة فوق بعضها البعض، أي أن الأرشفة الإلكترونية تختصر عليك كل هذا العناء، وتضمن لك الاحتفاظ بأوراقك بشكل منظم يليق بشركتك في المظهر والجوهر أيضًا، فلا تستهين بهذه الأمور أنت بحاجة للمساحة لأمور أخرى، وبحاجة للوقت والجهد الضائعان في حفظ واستعادة الأوراق في مهام وأعمال أخرى.

# التنظيم

بإختصار شديد التنظيم هو عنوان الأرشفة الإلكترونية، أن تضع الملفات في قوائم وفق تصنيف معين أنت قمت بتحديده مسبقًا، يجعل مهمة حفظ الملفات وإيجادها تنتهي في ثواني، هذا التنظيم سيعود عليك بالإيجاب في عملك، ستتمكن من انجاز مهامك الأخرى، ستعمل بنشاط وحرية وتركيز، لا ملفات تشتتك ولا أوراق هنا وهناك تصيب بالملل، هذه الفوضى تخلق حالة من الارتباك والتوتر، تجعلك تكره العمل جملة وتفصيلًا.

# السرعة

السرعة هى حلم من يعلمون بالأرشفة الورقية، المهمة التي لا تستحق أكثر من ثواني تستغرق ساعة وربما أكثر، لماذا ؟!

يضيع اليوم بأكمله لحفظ ورقة أو استعادتها، وتتراكم المهام ويتعطل كل شيء، لكن بنظامالأرشفة الإلكترونية بضغطة واحدة تقوم بحفظ أي ملف، وبضغطة أخرى تستعيده، الأمر بمنتهى السهولة ولا يحتاج كل هذا العناء، فضلًا عن أن هذه السرعة ستصب في صالح الشركة أو المؤسسة، لأن الأعمال والمهام لن تتأجل بسبب الوقت المستنزف في عملية أرشفة الأوراق.

أسئلة محيرة سيخلصك منها نظام الأرشفة الإلكترونية

الموظف هو أكثر شخص يعاني من نظام الأرشفة الورقية وليس صاحب العمل، لأن الموظف هو الذي يتعامل مع هذه الأوراق والملفات يوميًا، وهو الذي سيتم سؤاله ومحاسبته على أية أوراق تُفقد أو تتعرض للتلف، بالرغم من أن لا دخل له في هذه الأمور، وعلى الشركة نفسها أن تواكب التطور من حولها، حفاظًا على أوراقها وأعمالها قبل أن يكون راحة للموظف نفسه، هنا سنستعرض معك أيها المدير أو صاحب العمل ما يعانيه الموظف في عمله مع الأوراق، من خلال هذه الأسئلة التي تحير كل من يعمل بنظام الأرشفة الورقية ..

# هل عليّ الإحتفاظ بهذه الورقة ؟
من أكثر الأسئلة المحيرة التي تقابل الموظف أثناء عمله، هل عليّ الإحتفاظ بهذه الورقة أم لا؟ ليستغرق ساعات يدور في حلقة مفرغة لا يعرف ماذا يفعل، ماذا يقرر، إذا قرر الاحتفاظ بها سيزيد من تكرس الأوراق لديه، وربما لم يكن لها نفع أو أهمية، وإذا تخلص منها ربما احتاج لها فيما بعد، أو تم سؤاله والتحقيق معه عن تضييع هذه الورقة، أي في كلتا الحالتين هناك ضرر، فضلًا عن الوقت الذي ضاع في التفكير في مصير هذه الورقة!
نظام الأرشفة الإلكترونية يغنيك عن هذه الحالة، لأن حفظ ملف لن يأخذ المساحة ولا الوقت الذي ستأخذه عملية الاحتفاظ بورقة في قسم الأرشيف، وحتى لم تم حذف الورقة يمكنك بسهولة استعادتها مجددًا، على عكس الأرشفة الورقية الورقة التي تضييع أو يتم إتلافها تُفقد للأبد.

# أين أحفظها ؟
ثاني سؤال يقابل الموظف أثناء عمله، أين عليه أن يحفظ هذه الورقة؟
تخيل أن يُطلب منك الاحتفاظ بورقة معينة داخل مكتب كامل مليء بالأرفف المحشوة بعشرات آلاف الملفات والأوراق؟ عملية الحفظ نفسها ستكون مرهقة للغاية، فكيف إذا احتجت إليها ورغبت في استعادتها؟
الأرشفة الإلكترونية تغنيك عن هذه المعاناة، لأن نظام تنظيم الملفات منظم بأقصى درجة، فضلًا عن أنك بكبسة زر يمكنك البحث عن الملف الذي تريده ببساطة، بعيدًا عن عناء البحث في ملف ملف، والنظر في ورقة ورقة علّها تكون هى المطلوبة، الأمر مرهق للغاية وتضييع للوقت بلا شك.

# كيف أجدها عند حاجتي إليها؟
كما أخبرتك في النقطة السابقة، إذا تمت عملية حفظ الورقة أو الملف بسلام، تتخيل كم الجهد الذي ستبذله إذا طُلبت منك هذه الورقة مجددًا؟ ستبحث في آلاف بل عشرات الآلاف من الأوراق حتى تجدها، والنتيجة غير مؤكدة بالطبع ربما تجدها وربما لا، ربما تتعرض للتلف بسبب الجو المحيط أو أي عوامل خارجية، وقتها ستكون في مأزق لأنك المسؤول عن حفظ هذه الورقة ومسؤول عن إيجادها.
لذلك نظام الأرشفة الإلكتروني يحمل هذا الحمل الثقيل من على كاهل الموظف، بنظام بحث سريع يساعده على إيجاد أية ورقة تُطلب منه، بدون تضييع وقت أو جهد على مهمة من المفترض أنها لا تستغرق ثواني.

# هل عليّ الاحتفاظ بها إلى الأبد ؟
السؤال الأخير الذي يحير الموظف، هل عليّ الاحتفاظ بهذه الورقة إلى الأبد؟
تخيل لو كل إجابة على هذا السؤال كانت نعم؟ تخيل كم الأوراق التي ستكون موجودة في مكتبه أو مكتب الأرشيف!
وإذا كانت الإجابة لا فالأمر لا يقل سوءً عن الوضع السابق، لأن كل ورقة يتم التخلص منها ثم يُسأل عنها، ستسبب له مشكلة كبيرة في عمله وربما يُطرد بحجة إهماله وعدم الشعور بالمسؤولية، ولكن في الحقيقة هو غير مسؤول عن أن الشركة لازلت تعمل بهذا النظام العتيق الذي أكل عليه الدهر وشرب، على الشركة أو المؤسسة أن تجاري التطور والحياة من حولها، وتتقدم كما يتقدم كل شيء حولها، لأن البقاء على الحال نفسه تأخر.

10 أسباب تجعلك تستخدم (وثق) لأرشفة وحفظ مستنداتك ووثائقك

ما الذي يدعوك لاستخدام برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية ؟

جمعنا لكم أهم عشرة أسباب تجعلك تستخدم وثق لأرشفة وحفظ مستنداتك ووثائقك .

1. برنامج مجاني :

يتوفر من برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية نسخة مجانية بخواص محدودة ، لا يترتب عليك دفع أي مقابل مالي للحصول على نسختك المجانية من البرنامج ، تستطيع تحميل النسخة وتركيبها على جهازك أو على استضافتك بكل يسر وسهولة مع توفر دليل التركيب الذي تستطيع الحصول عليه مجاناً أيضاً ، كما تستطيع أن تقوم بعمل ترقية لإصدارتك المجانية للإصدارة المدفوعة في أي وقت عندما تحتاج إلى مميزات النسخة المدفوعة .

2. برنامج مفتوح المصدر قابل للتطوير والتعديل :

برنامج وثق مفتوح المصدر OPEN SOURCE ، وهذا يوفر ميزة إضافية حصرية في البرنامج مقارنة بالبرامج الأخرى المشفرة، وبالتالي فعند رغبتك في إجراء تعديل على البرنامج ، أو إضافة ميزة تتواءم مع أعمالك، فأنت لست بحاجة للرجوع للشركة التي قامت بإنتاج البرنامج لعمل التعديل عليه، بل تستطيع من خلال أي شركة برمجة أخرى عمل التعديلات التي تريدها، وهذا يجعلك حراً في الخروج من دائرة الاحتكار الشائعة بين شركات البرمجة العربية المنتجة للبرامج.

3. الدخول على البرنامج من أي مكان في العالم :

من مميزات برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية إمكانية الدخول عليه من أي مكان في العالم يتوفر فيه إنترنت ، هذه الميزة لمن يستخدمون البرنامج على الإنترنت (استضافة- سيرفر أون لاين) ، وبهذه الطريقة لن تحتاج إلى الرجوع إلى سكرتيرك أو مدير مكتبك عندما تكون مسافراً وتحتاج إلى صورة لأحد الوثائق أو العقود ، ولن تحتاج إلى أن تركب سيارتك وتذهب إلى مكتبك ويضيع وقتك في الطريق حتى تحصل على الورقة المطلوبة، ستكون مستنداتك ووثائق على بعد(ضغطة زر) من أقرب جهاز كمبيوتر لديك، وستوفر أوقاتاً كثيرة، وستزيد من فعاليتك وإنتاجيتك .

4. عدد لا نهائي من المستخدمين مع التحكم في الصلاحيات:

يخدم برنامج وثق أرشفة الوثائق للأفراد وللشركات الكبرى والمؤسسات الحكومية، ويتيح البرنامج في النسخة المدفوعة إضافة عدد لا نهائي من المستخدمين مع التحكم في صلاحيات كل مستخدم ، وبذلك يمكنك التحكم بشكل كامل في وضع مجلدات سرية يطلع عليها عدد معين من الموظفين بينما يحجب عنها الآخرون، وهذا بلا أدنى شك يجعل إدارة عملية الأرشفة واسترجاع الملفات والوثائق في منتهى السهولة .

5. ترقيم تلقائي صادر ووارد وطباعة باركود :

أي معاملة صادرة أو واردة أو مؤرشفة يقوم البرنامج بعمل ترقيم تلقائي لها، ويتيح البرنامج أيضاً وضع رقم إضافي حر من إدخال المستخدم يحتوي أرقاماً وحروفاً أو أرقاماً فقط أو حروفاً فقط ، وأبعد من ذلك يمكن طباعة باركود للمعاملة ووضعها على الخطابات الصادرة أو الواردة .

6. أرشفة أي نوع من الملفات :

لا قيود على صيغ الملفات المؤرشفة في برنامج وثق، تستطيع أرشفة أي نوع من الملفات سواء ملفات وثائق أو مستندات أو ملفات صور أو فيديو أو حتى برامج وملفات تنفيذية.

7. الإحالات والإخطارات :

مع ضغوط العمل وكثرة المعاملات يتيح لك برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية بعد أرشفة أي ملف أن تقوم بعمل إحالة للملف إلى مستخدم آخر / موظف آخر ، مع إمكانية إشعار الموظف بإحالة المعاملة سواء برسالة SMS على جواله ، أو برسالة بريد إلكتروني، أو بكلا الأمرين.

8. الدخول على البرنامج من أجهزة الحاسب الآلي والجوالات الذكية والأجهزة اللوحية :

لست ملزماً بنظام معين أو جهاز معين للدخول على برنامج وثق للاستعلام عن ملفاتك أو استعادتها ، البرنامج يمكن الدخول عليه من أي جهاز حاسب آلي بأي نظام سواء نظام WINDOWS أو نظام OSX ماكنتوش ، أو نظام LINUX ، كذلك يمكن الدخول عليه من أجهزة الهواتف الذكية أندرويد أو ايفون ، أيضاً من خلال الأجهزة اللوحية .

9. لا يحتاج إلى تركيب البرنامج على جميع أجهزة المستخدمين :

فقط يتم تنصيب البرنامج على السيرفر ويقوم المستخدمون بالدخول الى النظام بسهولة عن طريق فتح مستعرض انترنت والدخول الى رابط البرنامج ووضع اسم المستخدم وكلمة المرور وبذلك تتفادى مشكلة توقف العمل عند تعرض جهاز المستخدم إلى خلل أو عطل.

10. النسخ الاحتياطي:

لن تقلق على ملفاتك المؤرشفة من الضياع، برنامج وثق يتيح لك عمل جدولة للنسخ الاحتياطي للبيانات و بذلك يكون من السهل الرجوع الى النسخة الاحتياطية في اي وقت في حال حدث اي ضرر في البرنامج لاسمح الله.

هناك الكثير والكثير من الأمور التي تدفعك لأن تستخدم برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية في تطوير إنتاجيتك وتوفير وقتك وزيادة فعاليتك في أعمالك ، حاول أن تكتشف المزيد بنفسك ، يمكنك اتخاذ قرارك الآن و تجربة البرنامج من خلال الضغط هنا .

لهذه الأسباب أنت بحاجة لنظام أرشفة إلكترونية داخل شركتك

في البداية علينا فهم ما المقصود بالأرشفة الإلكترونية، أولًا الأرشفة هى الوثائق الخاصة بشركة أو مؤسسة حكومية أو خاصة معينة، وتكون هذه الوثائق متعلقة بإدارة الشركة سواء كان قانونيًا أو إداريًا أو ماليًا، ولها أهمية بالغة فيتم الرجوع إليها كثيرًا أثناء العمل، ولهذا يتم الإحتفاظ بهذه الوثائق في مكتب خاص بها أو مخزن بشكل دائم، وبلا شك تكون عدد هائل من الملفات الورقية التي يصبح مجرد النظر إليها أمر مرهق بحق، ولكي تبحث عن ملف معين أومجموعة من الوثائق أنت بحاجة لوقت وجهد كبيرين، حتى تعثر على هذا الملف، ولكن مع تطور العصر الذي نعيشه، وزحف كل شيء نحو العالم الإلكتروني ظهرت إلينا الأرشفة الإلكترونية، والتي تعتبر كنزًا حقيقيًا مقارنة بالأرشفة الورقية ..

ويقصد الأرشفة الإلكترونية أن يتم تخزين هذه الملفات أو الوثائق التي أشرنا إليها سابقًا، في نظام إلكتروني أو برنامج يتشاركه كافة العاملين بالمؤسسة، ولكل شخص صلاحياته وفقًا لمكانته الوظيفية، وهذه الصلاحيات يقوم بتحديدها مدير النظام نفسه، أي يتم تخزين هذه الملفات على نظام تتصل به كافة الأجهزة في الشركة، فيصبح البحث عن الملفات أسهل بكثير جدًا، وكذلك إدارة الوثائق وتنظيمها وتداولها بين العاملين، الأمر يختلف كليًا ..

والآن سأجيبك على سؤالك؛ لماذا أنت بحاجة لنظام أرشفة إلكتروني داخل شركتك؟ وما المميزات التي تحصل عليها من وراء هذا النظام؟ فتابع معي ..

# تنظيم أفضل للوثائق

في أنظمة الأرشفة الإلكترونية يتم ترتيب الوثائق بشكل أكثر تطورًا وتنظيمًا، مما يساعدك كمدير للنظام ويساعد العاملين في المؤسسة على سهولة البحث عن ملف معين، وسهولة إيجاده بالطبع، على عكس الأرشفة الورقية التي تحتاج لوقت طويل جدًا لإيجاد ما تبحث عنه، فعملية البحث تتم بشكل آلي ومرن وسريع فيسهل الحصول على أي وثيقة تريدها في أي وقت، من خلال طرق بحث متعددة ومختلفة، وبالتالي تصبح عملية استرجاع الوثائق المطلوبة عملية مرنة وسهلة للغاية، بإختصار يتحول الأرشيف إلى قاعدة بيانات متكاملة يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق بسهولة شديدة.

# إدارة بشكل أفضل

لن تلمس النظام في عملية البحث فقط، بل في إدارة الملفات بشكل عام، بدءًا من البحث عنها، مرورًا بوضع نسخ احتياطية للوثائق تحسبًا لأي مشكلة، وأيضًا ترتيبها بالشكل الذي تريده، وتقسيم الملفات إلى أقسام وتصنيفات مختلفة وفقًا لرؤيتك، وترتيب الأولويات إختصارًا للوقت المستهلك في البحث، أي بإختصار إدارة محكمة ومنسقة للملفات بدون أي جهد أو تضييع للوقت.

# خلو المكتب من الأوراق

تكاد تكون هذه الميزة الأهم في في نظام الأرشفة الإلكترونية، كثرة الأوراق لعنة حقيقية يصعب التعامل معها، وتحيل العمل إلى شيء بغيض وصعب، كما تقلل من حماس وتركيز العاملين والمدراء، لذلك من خلال نظام الأرشفة الالكترونية يمكنك أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية، والاستغناء للأبد عن الملفات الورقية، واستغلال الأماكن المخصصة لها في أمور أفضل، أي بنظام الأرشفة الإلكترونية يمكنك توفير تلك المساحات الضائعة في تخزين الأوراق.

# الطريق نحو حكومة إلكترونية

بلا أدنى شك العالم يسير الآن نحو الحكومة الإلكترونية، في الغرب تتبع الكثير من الدول إن لم يكن معظمها نظام الحكومات الإلكترونية، فلم يعد للإدارة الورقية مكان، وهذا ما تطمح إليه الدول العربية وتسعى نحو تحقيقه الآن، لذلك سيكون من الرائع أن تتبع نظام الأرشفة الإلكترونية داخل شركتك، لتكون من أولى الشركات التي اتجهت نحو الإدارة الإلكترونية،  وبالتأكيد المؤسسات الحكومية وغير الحكومية بحاجة لنظام الأرشفة الإلكترونية، والتخلي عن البيروقراطية بشكل كبير، والتعامل مع العملاء والمواطنين بشكل أفضل وتقديم خدمات لهم أكثر جودة ودقة من ذي قبل، وهذا لن يحدث إلا بالإتجاه نحو الإدارة الإلكترونية التي تعتبرالأرشفة الإلكترونية شكلًا من أشكالها، بل وعنصر مهم جدًا كون الأرشفة جزء لا يتجزأ من أي مؤسسة أو شركة.

# حماية الوثائق من الضياع والتلف

أكثر ما تعانيه المؤسسات الحكومية والشركات بإختلافها، ضياع الكثير من الملفات الورقية أو تلفها، مما يسبب مشاكل كبيرة نحن بغنى عنها، وهذه من أهم مميزات الأرشفة الإلكترونيةبرأيي، أنها تضمن لك حماية الوثائق من الضياع والتلف وسوء الاستخدام، لأن التعامل معها سيكون وفق آلية مختلفة، التعامل معها سيكون بطريقة إلكترونية تمن حدوث أي ضياع للملفات، من خلال توفير نسخ احتياطية منها، وكذلك ستكون بعيدة كل البعد عن سوء الاستخدام والتعامل معها بعبث، أو حتى لعوامل طبيعية غير مقصودة كالرطوبة والغبار وغيرها من الأسباب، كما هو الأمر في كافة المؤسسات التي تتبع الأرشفة الورقية، أي أنك بالأرشفة الإلكترونية تضمن حماية ملفاتك من الضياع والسرقة والعبث والتلف بأي شكل.

# تعدد المستخدمين والصلاحيات

أيضًا من مميزات نظام الأرشفة الإلكترونية هو تعدد المستخدمين وتعدد الصلاحيات، بمعنى أنه بإمكانك إدراج كافة العاملين بالشركة ضمن النظام، وإعطاء الموافقة لهم على استخدام النظام، مع تحديد صلاحية معينة لكل موظف وفقًا لإختصاصه ولمكانته الوظيفية، وبهذا يكون تبادل الوثائق بين أقسام الشركة والمؤسسة الواحدة أمر يسير جدًا، وبطريقة منظمة وآمنة، كل فرد له صلاحيات معينة أن تحددها مسبقًا، الكل بإمكانه الإطلاع على الوثائق في نفس الوقت، وكلًا وفق صلاحياته، وهذا سيوفر الوقت والجهد على العاملين في التنقل بين الأقسام لتبادل الوثائق والملفات، كما سيختصر عليهم أيضًا الكثير من الوقت في البحث عن الملف أو الوثيقة المطلوبة، ليس هذا فقط بإمكان أي شخص في أي مكان أن يطلع على الوثائق، أي حتى لو كان المدير أو العامل في بلد أخرى لن يشكل ذلك عائقًا، فكل ما عليه الدخول على النظام والاطلاع والبحث عن الملفات وتبادلها بشكل سهل جدًا، ومن الممكن أيضًا تبادل الوثائق والملفات بين مؤسسة وأخرى بكل بساطة.

والآن بعدما تعرفت على مميزات الأرشفة الإلكترونية، والأسباب التي تدفعك للتخلص من الأرشفة الورقية والإتجاه للأرشفة الإلكترونية في أسرع وقت، هل تبحث عن برنامج سهل وسلس يضمن لك كل هذه المميزات؟

حسنًا إليك برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية، نظام وثق هو أول برنامج عربي للأرشفة الإلكترونية، يختصر عليك الوقت والجهد الضائعين في مكتب الأرشيف، وتضييع ساعات من وقت العمل من أجل البحث عن ملف معين، أو حدوث مشكلة للشركة بسبب فقدان أو تلف وثيقة أو ملف معين، برنامج وثق يضمن لك كافة هذه المميزات وأكثر، هو تطبيق ويب مع واجهة استخدام بسيطة وسهلة ليتناسب مع احتياجات الشركات والمؤسسات الأهلية والحكومية والخيرية والتي ترغب في الاحتفاظ بنسخ رقمية من الوثائق والمستندات الخاصة بها، وإضافة إلى ذلك ترتيب معاملات الصادر والوارد ، وتتبع المعاملات وإحالتها بين المستخدمين، وإتاحة معرفة سير المعاملات من خلال الرقم الخاص بالمعاملة، ويتوفر البرنامج باللغة العربية واللغة الإنجليزية.

ويضمن لك البرنامج الكثير من المميزات، كإمكانية تحديد صلاحيات للمستخدمين، وإمكانية حفظ الملفات بطريقة سرية وآمنة، وأيضًا يوفر لك عدد لا محدود من المستخدمين، فمهما كان عدد العاملين لديك بالمؤسسة أو الشركة، ستجد لهم المكان جميعًا لإدراجهم في برنامج وثق، أيضًا البرنامج مرن وسهل للغاية حيث يمكن تركيبه على سيرفر داخلي أو سيرفر أونلاين، ليس هذا فقط، البرنامج أيضًا لا يشترط أن تقوم بتركيبه على كافة الأجهزة، قم أنت بتحديد الأجهزة التي تريد تركيب عليها البرنامج بكل يسر، كما يوفر لك باركود خاص لكل صادر أو وارد، وأخيرًا برنامج وثق يدعم اللغتين العربية والإنجليزية، كل هذا من أجل ضمان خدمة جيدة لك، وتوفير المرونة والدقة التي تبحث عنها في أداء شركتك.

لماذا يجب أن تتحول منشأتك للأرشفة الإلكترونية ؟

تشغل إدارة أرشفة الوثائق والمستندات في المنشآت والقطاعات الحكومية والخاصة حيزاً كبيراً من اهتمام المنشأة والقائمين عليها، كما يشكل عبئاً كبيراً عليها حيث يتم حفظ الأوراق والملفات والوثائق المختلفة بطرق تقليدية، يصاحبها الكثير من الجهد وتوفير المكان اللازم لحفظها وأرشفتها، كما أن هذه الطريقة يشوبها الكثير من مخاطر ضياع الأوراق أو تلفها، عوضاً عن الوقت اللازم لاسترجاعها عند الحاجة.

ومع التطور التقني والمعلوماتي في السنوات الأخيرة؛ ظهر مفهوم الأرشفة الإلكترونية، وملخص فكرته وجود برنامج حاسوبي أو إلكتروني يوفر ميزات لمسح المستندات ضوئياً (عبر الماسح الضوئي الاسكانر) ثم حفظها إلكترونياً في ملفات مختلفة وفق ترتيب معين يحدد حسب حاجة المنشأة، ومن أهم البرامج العربية حالياً هو برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية حيث يتميز بأنه برنامج مفتوح المصدر وبه الكثير من المميزات المفيدة للمنشآت سواء الخاصة أو الحكومية.

مشاكل الأرشفة التقليدية

لأن تحديد أصل المشكلة هو نصف الحلِّ، إليكم أهم مشاكل الأرشفة التقليدية التي ما يزال الكثير من المنشآت الخاصة والحكومية تستخدمه:

  1. تلف المستندات وفقدان الكثير منها في كثير من الأحيان بسبب التداول اليدوي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات.
  2. جميع عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع يتم الاعتماد فيها على قدرات فردية للموظفين القائمين على الأرشفة، مما يجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصية.
  3. تعدد الأجزاء الخاصة بالمستندات بين أكثر من إدارة معنية، وعلى سبيل المثال، يتم تقسيم المناقصة إلى جزء مالي وجزء فني، مما يجعل استرجاع موضوع متكامل الأطراف لا يتم بالدِّقَةِ المطلوبة.
  4. كثرة نسخ الوثيقة ليمكن تداولها بين الأشخاص المعنيين بالموضوع.
  5. تعرض المستندات للتلف، وتغير اللون، وعوامل الطبيعة مثل الأتربة والتآكل بسبب بعض الحشرات.
  6. عدم وجود نُظُم أمان وسريَّة مُحْكَمَة على المُسْتَنَدَات.
  7. ضياع الكثير من الأوقات والجهود بسبب مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات، وعدم الوصول إلى كل أطراف الموضوع والبيانات والمستندات الخاصة به في الوقت المُناسب لاتِّخَاذِ إجراء أو قرار فيه.

حلول الأرشفة الإلكترونية

حتى تكون الدورة المستندية داخل كل إدارة أو قسم تعمل بصورة أكثر مرونة من الأرشفة التقليدية. كان لابُدّ من حلولٍ تتناسب مع المشاكل سالفة الذكر، حيث تعتمد هذه الحلول على ركيزتين أساسيتين تقوم عليهما عملية الأرشفة الإلكترونية، وهما:

أ. بناء ذاكرة مؤسساتية تكاملية.

ب. تطوير أسلوب أداء الأعمال.

هناك القليل من البرامج العربية الاحترافية التي تسعى لجمع الحلول والمميزات اعتمادًا على هاتين الركيزتين، لكننا سنعرض عليكم ستة حلول تقنية لمشاكل الأرشفة التقليدية السابقة على أحد البرامج المميزة والاحترافية في هذا المجال، وجميع هذه الحلول يتم طرحها هنا من خلال الاستفادة من برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية أحد البرامج العربية الرائدة في هذه المجال:

الحل الأول

تجميع مستندات ووثائق المنشأة بصورة متكاملة، حيث يستطيع برنامج الأرشفة من احتواء معظم صيغ الملفات والوثائق التي تقوم المنشأة بأرشفتها، من خلال نافذة بسيطة ترفع من خلالها هذه الملفات، وحفظها في شبكة ملفات (مجلدات) مرتبة حسب احتياجات الإدارات المختلفة في المنشأة.

الحل الثاني

إمكانية استرجاع الملفات والبحث عنها بطريقة سهلة وسريعة، حيث يتمكن الموظف المسئول عن الأرشفة من استرجاع واستعراض وطباعة أي مستند من خلال البحث بأكثر من طريقة مما يوفر الكثير من الوقت والجهد ويزيد من الإنتاجية.

الحل الثالث

توفير شاشة معلومات عند أرشفة المستند، حيث يتمكن الموظف المسئول عن الأرشفة من إدخال كل المعلومات عن المستند المؤرشف ودرجة أهميته وكل هذا يساعد على المدى الطويل من معرفة أصل المستند ويسهل أيضاً في عملية البحث لاحقاً عنه.

الحل الرابع

توليد باركود لكل ملف مؤرشف، مع إمكانية طباعته ووضعه على الملفات المؤرشفة سواء كانت الملفات صادرة أم واردة.

الحل الخامس

هناك ملفات تكون مهمة جداً، أو سرية جداً ولا يحق لجميع المستخدمين من الاطلاع عليها، لذلك توفر برامج الأرشفة الإلكترونية مثل برنامج وثق ميزة التحكم بالصلاحيات للمستخدمين، ويقوم المدير أو الشخص المسئول بمنح صلاحيات محددة لكل المستخدمين بحيث يبقي الملفات السرية لمن لديهم الصلاحية فقط.

الحل السادس

الوصول السهل للبرنامج من جميع الأجهزة الخاصة بالموظفين الذين لديهم صلاحية لاستخدامه، ونقصد بالوصول السهل هو أن البرنامج لا يشترط تركيبه على جميع أجهزة المستخدمين، بل يكتفى بتركيبه على جهاز واحد فقط ثم يتم الدخول له عبر الشبكة.

وختامًا، فإن المؤسسات في عصر التقنية بحاجة إلى تسخير كل ما هو تقني لإنجاز مهامها في أقل وقت مُمْكِن، وفي مضمار الأرشفة الإلكترونية، يحتل الصدارة في هذا المجال برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية، ويمكن معرفة الكثير عن البرنامج من خلال زيارة موقع البرنامج على الإنترنت.

سؤال وجواب حول برنامج الأرشفة الإلكترونية (وثق)

يعتبر برنامج الأرشفة الإلكترونية (وثق) أحد أهم برامجنا مفتوحة المصدر، وهو يوفر حلاً تقنياً رائعاً ومميزاً لكل الشركات والمؤسسات والوزارات الحكومية وغيرها لأرشفة جميع ملفاتهم من أي نوع وامتداد في مكان واحد ، وبذلك يتم التخلص من تراكم الأوراق الكثيرة، وأيضاً سهولة الوصول لها من خلال أدوات البحث الإلكتروني ذات الخيارات الواسعة، ويمكن أن يتم تركيببرنامج الأرشفة الإلكترونية (وثق) على سيرفر داخلي ضمن شبكة محلية، أو يمكن تركيبه على سيرفر أون لاين ، بحيث يكون متاح الدخول عليه من أي مكان.

وهنا في هذا الموضوع نضع لكم (سؤال وجواب) حول برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية ، وفي حالة عدم وجود جواب على سؤالكم، نرجو كتابته في التعليقات أو مراسلتنا به ليتم إضافته للموضوع وتحديثه بشكل دوري حتى تعم الفائدة لمستخدمي البرنامج .

١. كيف يمكن استخدام وتفعيل الاشعار بواسطة الرسائل القصيرة ؟

– عليك ان تقوم على علم بمعرفة الاعدادات الخاص بالـ API للموقع الذي سوف تقوم بالارسال من خلاله

– الاعدادات الافتراضية تم ضبطها مع موقع Accountsms.com لارسال الرسائل القصيرة

– يمكنك التحكم من خلال ( الاعدادات الرئيسية للنظام > تحكم الاعدادات الرئيسية > اعدادات الرسائل القصيرة )

– يجب Bk يتم وضع ٣ متغيرات يقوم النظام تلقائيا بتعديلها في كل رسالة يقوم بإرسالها، والمتغيرات هي :

@[email protected] > نص الرسالة التي سوف ترسل في الرسالة القصيرة

@[email protected] > رقم الهاتف المرسل له او أرقام الهواتف ويفصل بينها بـ (,)

@[email protected] > اسم المرسل ويستعيض عنه بالاسم الذي يكتب في الاعدادات الرئيسية ، ويجب ان يكون بالحروف والارقام الانجليزية فقط.

إعدادات الرسائل القصيرة في برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية

٢. كيف يمكن استخدام الواجهة الخاص بالجوال الكفي والاجهزة الذكية ؟ هل يحتاج لتنصيب تطبيق ؟

برنامج وثق للأرشفة الالكترونية مزود بواجهة خاصة للأجهز الكفية واللوحية مثل iPhone, iPad, Android وغيرها ، ولفتح هذه الواجهة كل عليك هو فتح رابط البرنامج الخاص بك من أي من هذه الأجهزة وسوف يقوم نظام وثق تلقائيا بفتح تلك الواجهة بناء على الجهاز الذي تتصفحه ، وبالتالي الأمر لا يحتاج لتنسيب تطبيق او غير ذلك.

إمكانية تصفح البرنامج من الأجهزة العادية أو أجهزة الجوال والأجهزة اللوحية

 

٣. “سيرفر خاص أونلاين – أو – تركيب على جهاز كمبيوتر” يرجى التوضيح هل نحن سنقوم بعملية التركيب وماهى امكانيات السيرفر الخاص وبالنسبة لجهاز الكمبيوتر هل سيكون البرنامج عبارة عن ملف يقوم بتنزيله وتنصيبه على الكمبيوتر ؟

نظام وثق للأرشفة الألكتروني هو نظام مطور كـ Web Based Application بالتالي يحتاج الى جهاز كمبيوتر مجهز بـ Web Server ونقوم نحن بتركيب ذلك مجانا وتركيب التطبيق عليه بالتالي .

لا يحتاج نظام وثق لنظام تشغيل معين حيث يعمل على Mac و Windows و Linux و أنظمة تشغيل أجهزة الجوال iOS و Android وهذه احدى أهم مميزاته ، وبذلك يمكنك تركيب النظام اما على جهاز كمبيوتر محلي في منزلك او مكتبك او على سيرفر لدينا على الانترنت بكلفة سنوية يتيح لك تصفح النظام من أي مكان في العالم .

٤. هل توجد نسخة إنجليزية لبرنامج الأرشفة الإلكترونية ؟ وكيف يمكن تصفحها ؟

نعم يتوفر برنامج وثق للأرشفة الالكترونية بنسخة عربية وأنجليزية ، ويمكنك أختيار اللغة اثناء قيامك بتسجيل الدخول او اثناء تصفحك النظام من خلال اختيار اللغة أعلى يمين الصفحة .

الواجهة الإنجليزية لبرنامج وثق للأرشفة الإلكترونية

٥. هل النسخة التجريبية متاح فيها رفع ملفات ويمكن مشاهدة الملف بعد رفعه ؟

نعم يمكنك بكل حرية تجربة البرنامج بكل الخصائص بلا استثناء حيث ان النسخة التجريبية تتيح لك أرشفة الملفات وانشاء المجلدات وكل المميزات نشطة .

ملحوظة : يقوم النظام تلقائياً باعادة ضبط البرنامج على المحتوى الافتراضي كل فترة زمنية سوف تجدها موضحة اثناء تصفحك النسخة التجريبية .

٦. هل يمكن إعطاء أمر باركود واحد لأكثر من ملف ؟ يعني لو عندي عشرين ملف خطابات صادرة في وقت واحد وجميعها أرشفتها، هل يمكن أن أطبع باركوداتها مرة واحدة أم يلزمني أن أطبع باركود كل مرة لكل ملف ؟

نظام وثق للأرشفة الألكترونية عالج هذه المشكلة عن طريق اتاحة رفع عدد لانهائي من الملفات والصفحات داخل سجل الارشيف الواحد وبالتالي يكون لكل الملفات داخل هذا السجل بنفس الباركود ، ولن تحتاج لطباعة باركود لكل صفحة او كل ملف داخل سجل الأرشيف الواحد .

٧. في تبويب : تحكم المستخدمين .. ما هي فائدته ؟ لماذا لا يتم إتاحة وضع كلمة المرور في هذا التبويب ؟ لماذا يتوجب علي أن أذهب إلى منطقة الصلاحية ثم تحرير مستخدمين لإضافة الباسورد ؟

تحكم المستخدمين يمكنك من خلاله انشاء حسابات المستخدمين المخول لهم الدخول للنظام ، وللمزيد من الحماية قمنا بنقل مكان ادخال كلمة المرور الى داخل منطقة الصلاحيات بحيث تكون بعيدة عن صفحة المستخدمين في حال كان هناك احد الموظفين له صلاحية لتحكم المستخدمين فلن يكون له بالتأكيد الصلاحية لتغيير او اضافة كلمة المرور الى من خلال منطقة الصلاحيات الخاصة بالمدير .

٨. في الإحالات : عند وضع صح على إشعار بريدي، هل الإشعار البريدي يذهب إلى بريد العضو الإلكتروني أم إلى المراسلة الداخلية ضمن نفس برنامج الأرشفة ؟

الاشعار البريدي داخل النظام يعني ان يقوم بارسال رسالة تنبيه بالبريد الالكتروني الى المستخدم المحال له الملف .

٩. ما هو المحتوى الذي يمكنني أرشفته ؟ هل الصور فقط او ملفات الوورد او أشياء اخرى ؟

الاصدارة الأخير من نظام وثق للأرشفة الالكترونية يتيح لك أرشفة كل شئ ، يمكنك أرشفة ملفات الـ Word و PDF و Excel حتى لو رغبت في ارشفة ملفات مضغوطة تحتوي على صور او برامج او أي شئ ، وبالتالي هو نظام فعال ليس لحفظ الملفات أو الصور فقط بل لحفظ كل ما ترغب في الاحتفاظ به .

١٠. هل يقوم البرنامج بسحب الصور من الماسح مباشرة ؟ ام من خلال الكمبيوتر او الجوال ؟

نظام وثق لا يتعامل مع الماسح مباشرة لأنه يذهب الى ابعد من ذلك ، حيث ان أي نظام تشغيل يمكنه سحب الصور من الماسح مباشرة دون أي برامج او تطبيقات ويقوم بتخزينها على جهاز الكمبيوتر ، ومن ثم يقوم نظام وثق بأرشفة الملفات ، وبما أن نظام وثق عكس البرامج الأخرى التي تقوم بأرشفة الملفات الورقية والصورية فقط بل يمكنك أرشفة كل ماتحتاج اليه بسهولة حتى ملفات النظام والبرامج وغيرها .

١١. هل يمكنني أرشفة ملفات من خلال هاتفي الجوال مباشرة للنظام ؟ باستخدام الكاميرا او مكتبة الصور والملفات ؟

بما أنه يمكنك تصفح نظام وثق من أي هاتف اذن يمكنك الذهاب الى صفحة أرشفة ملفات جديدة ومن ثم سوف تظهر نافذة تختار منها المحتوى الذي ترغب بأرشفته من جوالك سواء ملفات او صور ومن ثم سوف يتم رفعها الى النظام مباشرة وأرشفتها ، وفي حال حاجتك الأرشفة من خلال الكاميرا سوف يكون عليك التصوير من الكاميرا ومن ثم اعادة الخطوة السابقة